Informativa sul trattamento dei dati personali

Versione 2026-09-12b

Informativa resa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 («GDPR») agli utenti del portale di teleconsulto cardiologico veterinario VetWay Consulti (di seguito il «Portale»).

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento e' [Ragione sociale], con sede in [indirizzo sede legale], P.IVA [partita IVA], email [email di contatto], PEC [PEC]. Il titolare non ha nominato un responsabile della protezione dei dati (DPO), non ricorrendone i presupposti di legge; per ogni richiesta relativa ai dati personali e' possibile scrivere ai recapiti sopra indicati.

2. Quali dati trattiamo

• Dati del professionista richiedente e del refertatore: nome e cognome, email, telefono, username, numero e Ordine di iscrizione, ruolo (medico veterinario o tecnico), struttura di appartenenza.
• Dati fiscali e di fatturazione: intestatario, partita IVA, codice fiscale, indirizzo della sede, codice destinatario SDI, PEC, regime IVA. Per il libero professionista questi dati sono riferiti alla persona fisica.
• Dati relativi al paziente animale: nome, specie, razza, sesso, eta' o data di nascita, peso, anamnesi, terapia e quesito clinico, tracciati ECG, registrazioni Holter, immagini e filmati ecocardiografici. Sono trattati insieme al cognome del proprietario dell'animale, che il richiedente inserisce per identificare il caso; il Portale non raccoglie altri dati del proprietario.
• Dati di utilizzo: registro delle operazioni sulle richieste (chi ha creato, inviato, preso in carico, refertato e quando), registro delle email inviate, indirizzo IP e log tecnici del server.

I dati del paziente animale e il cognome del proprietario sono conferiti dal richiedente, che garantisce di averli raccolti lecitamente nell'ambito del proprio rapporto professionale con il proprietario.

3. Finalita' e base giuridica

• Erogazione del teleconsulto: gestione dell'account, ricezione delle richieste, messa a disposizione degli esami al refertatore, redazione e consegna del referto. Base giuridica: esecuzione del contratto di cui l'interessato e' parte (art. 6.1.b GDPR).
• Fatturazione e adempimenti contabili e fiscali: registrazione della prestazione, emissione della fattura elettronica, conservazione dei documenti. Base giuridica: obbligo di legge (art. 6.1.c GDPR).
• Notifiche via email: conferma dell'indirizzo, invito, recupero password, avviso di nuovo caso, di referto pronto, di sollecito. Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR). Non inviamo comunicazioni commerciali.
• Smistamento automatico dei file dell'ecocardiografia: quando il richiedente carica la cartella di un esame ecocardiografico, il Portale propone in quale voce del protocollo va ciascun filmato o immagine. Per farlo invia una miniatura di ogni file (un fotogramma ridotto) al fornitore di servizi di intelligenza artificiale indicato al punto 4, che restituisce il nome della proiezione riconosciuta. Le miniature possono contenere l'intestazione stampata dall'ecografo, con il nome del paziente e un codice identificativo assegnato dalla struttura: prima dell'invio il Portale ritaglia la fascia superiore dell'immagine, dove tale intestazione si trova di norma. Il risultato e' solo una proposta: nessuna assegnazione diventa definitiva senza la conferma di chi ha caricato i file. Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR). [formulazione e base giuridica da validare con il legale; valutare se chiedere un consenso specifico e se offrire la disattivazione della funzione]
• Ripulitura del testo dettato: nei campi di testo del Portale (quesito, anamnesi, terapia, testo del referto) l'utente puo' dettare a voce. Il riconoscimento vocale e' quello del suo browser: l'audio resta sul suo dispositivo e non viene inviato al Portale ne' conservato. Premendo il pulsante «Ripulisci», il solo testo scritto viene inviato al fornitore di servizi di intelligenza artificiale indicato al punto 4, che lo restituisce corretto nella sola forma (punteggiatura, maiuscole, sigle, unita' di misura) senza aggiungere, togliere o interpretare contenuti. Il testo puo' contenere dati relativi al paziente animale e al quadro clinico. Il risultato e' una proposta: l'utente lo rilegge e puo' tornare al testo precedente con un clic. La funzione si usa solo su richiesta esplicita dell'utente, premendo il pulsante. Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR). [formulazione e base giuridica da validare con il legale, insieme al punto precedente]
• Sicurezza e tracciabilita': registro delle operazioni sulle richieste, log del server, prevenzione di accessi abusivi. Base giuridica: legittimo interesse del titolare alla sicurezza del servizio e alla dimostrabilita' di chi ha fatto cosa su un referto (art. 6.1.f GDPR).

Il conferimento dei dati indicati come obbligatori nei moduli e' necessario per erogare il servizio: senza, non e' possibile registrarsi o inviare una richiesta. Non viene svolta alcuna profilazione. Gli unici trattamenti automatizzati sono lo smistamento dei file dell'ecocardiografia e la ripulitura del testo dettato descritti sopra: entrambi propongono soltanto, la decisione resta di chi carica, di chi scrive e del refertatore, e non producono effetti giuridici sull'interessato.

4. Destinatari dei dati

• Refertatori: i medici veterinari incaricati della refertazione accedono ai dati del caso loro assegnato (o, per i casi non ancora assegnati, ai casi del tipo per cui sono referenti). Operano come persone autorizzate o come responsabili del trattamento in base al loro rapporto con il titolare.
• Fornitore di hosting: i dati sono conservati su server di Hetzner Online GmbH ubicati nell'Unione Europea (Germania/Finlandia), nominato responsabile del trattamento.
• Fornitore di servizi di intelligenza artificiale: [Anthropic PBC — verificare ragione sociale, sede, condizioni e accordo sul trattamento dei dati], per lo smistamento automatico dei file dell'ecocardiografia e per la ripulitura del testo dettato (punto 3), nominato responsabile del trattamento. Le miniature e il testo inviato per la ripulitura sono trattati per il tempo necessario a rispondere e non sono utilizzate per addestrare modelli. [da validare dal legale: accordo DPA, tempi di conservazione presso il fornitore, trasferimento extra-SEE e relative garanzie (clausole contrattuali tipo)]
• Fornitore del servizio di posta elettronica: [provider SMTP], per l'invio delle notifiche, nominato responsabile del trattamento.
• Consulenti amministrativi e fiscali del titolare, limitatamente ai dati di fatturazione.
• Autorita' pubbliche, ove richiesto dalla legge.

I dati non sono diffusi. Con l'eccezione delle miniature e del testo inviati al fornitore di intelligenza artificiale per lo smistamento automatico dei file dell'ecocardiografia e per la ripulitura del testo dettato, i dati non sono trasferiti fuori dallo Spazio Economico Europeo. [da validare dal legale: garanzie per quel trasferimento]

5. Conservazione

• Referti firmati, dati della richiesta e registro delle operazioni: 10 anni dalla firma del referto, in ragione degli obblighi di conservazione documentale e della necessita' di ricostruire la prestazione in caso di contestazione.
• Prestazioni e documenti fiscali: 10 anni, come previsto dalla normativa civilistica e fiscale.
• Filmati e file originali degli esami (clip ecocardiografiche, file Holter grezzi): conservati per il periodo configurato dal titolare, indicato nel Portale, trascorso il quale vengono cancellati; il referto e le immagini statiche allegate restano per il periodo di cui sopra.
• Dati dell'account: per tutta la durata del rapporto e per 12 mesi dalla sua cessazione, salvo i dati che devono essere conservati piu' a lungo per le finalita' sopra indicate.
• Log tecnici: 12 mesi.

6. Diritti dell'interessato

Ai sensi degli articoli 15-22 GDPR l'interessato puo' chiedere al titolare l'accesso ai propri dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento, la portabilita' e puo' opporsi al trattamento fondato sul legittimo interesse. Le richieste vanno inviate ai recapiti del titolare indicati al punto 1. L'interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

La cancellazione dei dati contenuti in un referto firmato o in un documento fiscale puo' essere limitata dagli obblighi di conservazione di cui al punto 5.

7. Sicurezza

Il Portale e' raggiungibile solo tramite connessione cifrata (HTTPS); i file caricati non sono accessibili pubblicamente e vengono consegnati solo agli utenti autenticati che hanno titolo a vederli; ogni operazione rilevante su una richiesta e' registrata in un registro non modificabile.

8. Modifiche

Questa informativa puo' essere aggiornata. La versione in vigore e' indicata in testa alla pagina; in caso di modifiche sostanziali sara' richiesta una nuova presa visione al primo accesso successivo.